Fortalecimiento del modelo de gestión y buen gobierno

Por Subgerencia Administrativa y Financiera, Sistema de Información para la Artesanía - Siart.

Fortalecimiento del modelo de gestión y buen gobierno de la entidad
Fortalecimiento del modelo de gestión y buen gobierno de la entidad - Imagen: Artesanías de Colombia.

CÓDIGO BPIN: 2016011000064

Nombre completo: Fortalecimiento del Modelo de Gestión y Buen Gobierno de Artesanías de Colombia a Nivel Nacional.

Vigencia: 2017 − 2020

Descripción:

El modelo de gestión y buen gobierno de Artesanías de Colombia es el instrumento o vehículo que permitirá a la entidad, alcanzar mayores niveles de eficiencia administrativa y eficacia en el logro de sus objetivos institucionales, los cuales están orientados a visibilizar y salvaguardar el patrimonio cultural del país reflejado en las artesanías colombianas.
 
Con este modelo, se pretende implementar buenas prácticas de gobierno corporativo que se reflejen en el fortalecimiento de los espacios para el diálogo, la participación y servicio al ciudadano, la transparencia y rendición de cuentas, la optimización y racionalización de procedimientos administrativos.

Objetivo:

Fortalecer el modelo de gestión y buen gobierno de Artesanías de Colombia.

Actividades:

  • Implementar el modelo de innovación.
  • Desarrollar acciones para el mejoramiento de los procesos.
  • Implementar el Plan Institucional de Gestión Ambiental.
  • Implementar mecanismos para fomentar la participación y la cultura del servicio. 
  • Implementar acciones de buen gobierno y desarrollo sostenible.
  • Implementar plan de desarrollo individual.
  • Ejecutar la estrategia para apropiación de cultura de aprendizaje y trabajo colaborativo.
  • Redefinir las competencias específicas de los cargos de la entidad.
  • Diseñar e implementar el sistema de gestión de desempeño para Artesanías de Colombia.

Resultados a junio de 2018:

Implementar el modelo de innovación: en el mes de marzo se retomó con el trabajo intersectorial para la implementación del proyecto ""efectos sociales"", elaborándose estrategia de comunicación, se identificaron stakeholders y se definió concepto de identidad gráfica.

En mayo se realizó la iteración y validación de la herramienta de efectos sociales. Para ello se identificaron los clientes internos, se definió el objeto a prototipar y la metodología, así mismo se validó la hipótesis de la herramienta; de esta manera de tomo a los coordinadores del Programa de Atención a la Población Desplazada y del Sistema de Información Estadística de la Actividad Artesanal de la entidad y a través de entrevistas semiestructurales fue posible detectar los intereses de los programas por innovar con esta iniciativa. Al tiempo, fue posible validar y desarrollar un informe de carácter descriptivo y analítico que permitiera descubrir las necesidades de la entidad con respecto a la innovación.

En el mes de junio, en cuanto a los avances de la medición de efectos sociales se realizó la prueba piloto en campo aplicando la herramienta a un grupo de 27beneficiarios (de los 60 proyectados) del programa APD en Quibdó, departamento del Chocó. En la actualidad, se está sistematizando la información para luego presentarla al CIDER y así continuar con el proceso establecido.

Con el fin de motivar y sensibilizar sobre temas de innovación al interior de la entidad se ha dado inicioa la búsqueda de una empresa especializada en innovación para considerar los temas pertinentes a tratar en capacitación dirigida a algunos funcionarios de la entidad. En el marco de Expoartesano 2018, se realizó un primer contacto con una empresa de este tipo.

Desarrollar acciones para el mejoramiento de los procesos: con el fin de mantener el servicio de soporte y mantenimiento de Isolucion, plataforma que permite la administración del Sistema de Gestión de Calidad y de la planeación estratégica, se realizó contratación de este servicio y se realizó la contratación de apoyo para los diferentes procesos de soporte de la entidad.

En el mes de febrero se avanzó en la implementación del programa de gestión documental, con la ordenación y digitalización de archivos contractuales y boletines de tesorería. Así mismo, se está dando cumplimiento con lo establecido en el SSST de acuerdo con la planeación de este año. Se definió cronograma de trabajo para gestión del cambio frente al nuevo modelo de operación de la entidad y se estableció la metodología para el ajuste de los manuales de funciones de acuerdo con el nuevo mapa de procesos.

Para marzo, se realizó la foliación, digitalización y ordenación del archivo contractual del 2016, con un avance del 35%. Se realizó la gestión y control del 100% de documentos en préstamo del archivo de gestión e histórico. En el frente de SSST se realizó la dotación de la totalidad de botiquines de las sedes de Bogotá; se aplicó la batería de riesgo psicosocial y de condiciones de salud a 116 personas, entre contratistas y funcionarios; se levantó la nueva matriz de riesgo de la sede Claustro las Aguas. Se realizó la modificación del manual de funciones para dos cargos de la Subgerencia de Promoción y Generación de Oportunidades Comerciales, quedando pendiente de aprobación.

En el mes de abril se culminó el cargue de la planeación estratégica aprobada por la alta dirección para la vigencia 2018 y el seguimiento por parte de los responsables en la plataforma de Isolucion. Se realizaron las revisiones y actualizaciones pertinentes en el sistema, como parte de la preparación de la a uditoria interna a realizarse en el mes de mayo.

Para mayo, en el frente de gestión documental se realizó la contratación de la custodia del archivo central, histórico y documental de la entidad, a fin de cumplir con la regulación normativa impartida por el Archivo General de la Nación.

En el tema de seguridad y salud en el trabajo se realizaron los ajustes a los formatos, de acuerdo con la norma vigente, se adelantaron acciones preventivas de adecuación de procesos relacionados con atención de emergencias y salud ocupacional. 

Implementar el Plan Institucional de Gestión Ambiental: se formuló el Plan de Gestión Ambiental 2018, en sus dos componentes: Misional e institucional. En este último, se formularon acciones en seis (6) programas de ecoeficiencia. Se han obtenido porcentajes de avances en 22 de las 36 actividades formuladas.El avance obtenido a sexto mes es del 48,8%, con un cumplimiento del 87,5% de las actividades contempladas.

Durante el mes de junio y en el marco del Programa de eco eficiencia dirigido al consumo sostenible, se realizó inclusión del concepto de Compras Públicas Sostenibles en el procedimiento de contratación de Artesanías de Colombia. Se incluye cláusula social a la orden de servicio correspondiente a la implementación de tratamientos silviculturales aprobados por la SDA.

Así mismo, se Implementó resolución y concepto técnico de la SDA, mediante los cuales se autoriza a la entidad a realizar los tratamientos y manejo silvicultural a 42 árboles que se encuentran en las instalaciones de las sede Las Aguas.

Implementar mecanismos para fomentar la participación y la cultura del servicio: se realizó taller con líderes de la entidad en el que se validaron las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Se validan los mecanismos de relacionamiento con cada uno de ellos, los cuales deberán evaluarse en el marco de las mejoras a implementar como parte de la política respectiva de la nueva versión del MIPG. Se dio inicio a la aplicación del autodiagnóstico de las políticas de la ventanilla hacia afuera del MIPG con el fin de establecer los planes de mejoramiento correspondientes.  

Implementar de buen gobierno y desarrollo sostenible: el comité gerencial aprobó en febrero, la adopción del Código de Integridad formulado por el DAFP, se inicia proceso para formalizarlo a través de acto administrativo, el cual se encuentra en revisión por parte del área jurídica de la entidad.

Por medio de Resolución Interna de mayo de 2018, se adopta el Código de Integridad del DAFP adicionando el valor para ADC de Solidaridad .

En el mes de junio, en taller con líderes de la entidad se realizó un primer acercamiento a la visión que la entidad ha de adoptar con base en los avances de cuatrienio y las propuestas del nuevo gobierno; resultado del ejercicio se documentaron: propuesta de visión, ajustes a la misión y retos de la entidad para los próximos cuatro (4) años. Este es un primer paso para el ejercicio de replanteamiento estratégico qu e se debe iniciar con base en el PND. 

Implementar plan de desarrollo individual: en junio se expide resolución de creación del Comité de Capacitación con el fin de dar cumplimiento con lo establecido en el convenio interinstitucional con el ICETEX. Se da inicio a estudio de mercado frente a necesidades evidenciadas en el informe de evaluación de desempeño y mapa de contribuciones, específicamente trabajo en equipo y comunicación.

Ejecutar la estrategia para apropiación de cultura de aprendizaje y trabajo colaborativo: se dio inicio a la ejecución del programa, a través de la concreción del cronograma de trabajo. En el mes de febrero, se realizó la primera actividad de compromiso con los funcionarios de la entidad, através de Cine foro. Se dio inicio a la ejecución del plan de comunicación organizacional. Se realizaron dos actividades de apropiación de cultura, en torno al día de la mujer y del hombre, las cuales buscan generar mejoramiento de clima laboral.

Durante el mes de junio, se realizaron las acciones planteadas en el cronograma de trabajo: reconocimiento por el día del padre, vacaciones recreativas, se generaron espacios de integración entre los colaboradores en el marco del mundial. Se realizó primera actividad de prepensionados abarcando el tema de "Planeación financiera". Se continúa la ejecución de estrategias de comunicación interna enfocadas a la promoción de hábitos saludables y conductas de buen trato entre los colaboradores. 

Redefinir las competencias específicas de los cargos de la entidad: al mes de junio, se cuenta con el mapa de contribuciones individuales para la totalidad de trabajadores oficiales, el cual arrojó un 98% de funcionarios entre los niveles más altos. A partir de esta información, se está desarrollando el plan individual de formación.
 
Diseñar e implementar el sistema de gestión de desempeño para Artesanías de Colombia: 
se realizó una reunión con el comité gerencial para definición y aprobación de competencias organizacionales, quedando aprobadas cuatro (4) de ellas. En el mes de mayo, se dio inicio al cargue en el aplicativo, para el seguimiento de indicadores y metas establecidos para la presente vigencia para los trabajadores oficiales, de acuerdo con el Plan Individual de Trabajo.

Durante el mes de junio, con la asesoría de la firma proveedora de la herramienta se viene adelantando una depuración de los indicadores y metas asociados a los diferentes planes individuales de trabajo de los trabajadores oficiales, de tal manera que facilite el cargue y seguimiento en el sistema.

Para ver la información en detalle, consulte el Informe Ejecutivo de este proyecto.

Resultados a diciembre de 2017:

Implementar el modelo de innovación: como parte del modelo de innovación se definió la herramienta de análisis social para medición de efectos (no económicos) de los proyectos implementados en el marco de la estrategia “Fortalecimiento de la actividad artesanal” de Artesanías de Colombia S.A. 

Desarrollar acciones para el mejoramiento de los procesos: como parte de la actualización del SGC articulado a la ISO 9001 y al MIPG se realizó análisis del contexto estratégico resultado del cual se establecieron acciones dirigidas a mitigar riesgos y operacionalizar oportunidades detectadas.

Implementar el Plan Institucional de Gestión Ambiental: el Plan de Gestión Ambiental se ejecutó al 100%, destacándose actividades como la Gestión adecuada de los residuos de construcción y demolición y la disminución en el consumo de la energía en un 20,3%. Se realizó la instalación de un cicloparqueadero con capacidad para 10 bicicletas. 

Implementar mecanismos para fomentar la participación y la cultura del servicio: se concluyó el documento con la actualización de los atributos y ciclo de servicio, el mismo se articuló al Manual de Participación y Servicio al Ciudadano. 

Implementar de buen gobierno y desarrollo sostenible: se definió el valor a ser incluido en el Código de Integridad General, por parte de la entidad: "Solidaridad". Se realizó el lanzamiento a funcionarios y contratistas, aportando la definición de cada valor. Así mismo se realizó campaña de fomento y apropiación mediante actividad "photobooth" . 

Implementar plan de desarrollo individual: se reforzó financieramente el fondo de capacitación que tiene Artesanías de Colombia con el Icetex, tendiente a realizar programas de desarrollo de competencias técnicas y comportamentales de los funcionarios. 

Ejecutar la estrategia para apropiación de cultura de aprendizaje y trabajo colaborativo: se concluyeron las actividades realizadas en el marco del programa de trabajo en equipo y coaching organizacional, esto por medio de las sesiones de cierre dirigidas a líderes y equipos de trabajo.

Redefinir las competencias específicas de los cargos de la entidad: fue aprobado el nuevo mapa de procesos, los objetivos de los mismos así como su alcance. Articulado a esto, se actualizaron roles de algunos cargos y se revisaron las competencias organizacionales asociadas a los mismos. 
 
Diseñar e implementar el sistema de gestión de desempeño para Artesanías de Colombia: 
se realizó seguimiento al avance y cumplimiento de los planes de trabajo individual, por medio de la herramienta definida, así como la evaluación de desempeño de los trabajadores oficiales de la entidad.

Resultados a septiembre de 2017:

Implementar el modelo de innovación: se avanzó en la conceptualización de la ecuación de cambio, se generó un montaje de escenarios, se determinaron los focos de innovación, realizando priorización de los mismos. Actualmente se está realizando la microscopia de la innovación. 

Desarrollar acciones para el mejoramiento de los procesos: se adelantó el proceso de ajuste contable de acuerdo con las normas NIIF en la herramienta ZBox propia de la entidad. Se avanzó en la aplicación de informes de gestión de calidad relacionados con control interno. Se terminó la actividad de transferencia documental de los contratos 2016 y está en avance el archivo contractual 2017.

Implementar el Plan Institucional de Gestión Ambiental: se efectúo la actualización del Plan de Gestión Integral de Residuos Peligrosos PGIRESPEL teniendo en cuenta las observaciones realizadas en la visita de evaluación, control y seguimiento al PIGA por parte de por la Secretaria Distrital de Ambiente y se realizó la entrega periódica de residuos aprovechables a la Asociación Ecoalianza Estratégica de Recicladores.

Implementar mecanismos para fomentar la participación y la cultura del servicio: se continuó la ejecución del programa "Cultura de la atención y pasión por el servicio", a través de la realización del cuarto taller para los funcionarios de la entidad. Se encuentra en avance el por los diferentes procesos de la entidad.

Implementar de buen gobierno y desarrollo sostenible: Se realizó lanzamiento del código de Integridad de la Función Pública. El día 12 de septiembre funcionario del DAFP realizó jornada de presentación del código con funcionarios de la oficina de Planeación y Recursos humanos. El día 20 de septiembre con dos funcionarios del DAFP se realizó taller de planeación para la armonización del código para la entidad. 

Implementar plan de desarrollo individual: Se realizó capacitación a funcionarios de cada una de las Subgerencias de la entidad sobre Gestión de Proyectos. Se realizaron capacitaciones en empaque y embalaje para las personas de compras y funcionarios involucrados en esta actividad en ferias y eventos. Se contó con la participación de 17 funcionarios.

Ejecutar la estrategia para apropiación de cultura de aprendizaje y trabajo colaborativo: en la consolidación del propósito de prevenir de actos de corrupción, fraude y conflictos de interés en pro de la transparencia, y que conduzcan a la mejora del compromiso de Integridad y Transparencia, se llevó a cabo el Concurso “Compromiso de Integridad y Transparencia en Artesanías de Colombia 2017”.

Redefinir las competencias específicas de los cargos de la entidad: de acuerdo con la normatividad vigente se revisaron nuevamente las competencias para el nivel directivo y asesor y se elaboró una nueva propuesta de competencias organizacionales, por procesos y algunas específicas para los cargos transversales de soporte.
 
Diseñar e implementar el sistema de gestión de desempeño para Artesanías de Colombia:
se definió el instrumento virtual a través del cual se levantará la información del Plan de Trabajo Individual para los trabajadores oficiales de la entidad, la cual es insumo para la evaluación a realizarse a final de la vigencia.

Para ver la información en detalle, consulte el Informe Ejecutivo de este proyecto.

Resultados a mayo de 2017:

Implementar el modelo de innovación: como parte de la planeación estratégica de la entidad, se definieron los alcances de las actividades y los responsables en el tema de innovación. Igualmente, se definieron los lineamientos de un taller para los funcionarios de la Subgerencia de Desarrollo y Fortalecimiento del Sector Artesanal.
 
Desarrollar acciones para el mejoramiento de los procesos: se adelantaron los trámites contractuales de TQM para el sistema de gestión documental, de implementación en el sistema financiero de las normas NIIF y se realizó la contratación de apoyo para los procesos precontractuales de la entidad.
 
Implementar el Plan Institucional de Gestión Ambiental: se definieron los lineamientos para el establecimiento del plan de gestión ambiental, basado en el plan estratégico de la entidad. Al cuarto mes, el plan cuenta con un avance del 9.9% y cumplimiento del 100% de las actividades contempladas.
 
Implementar mecanismos para fomentar la participación y la cultura del servicio: con base en los estándares de la gerencia general para la implementación de un programa que fortalezca la cultura de la atención, se adelantó un estudio de mercado y estructuración del programa en mención y se concluyó el proceso contractual del Programa "Cultura de la atención y pasión por el servicio".
 
Implementar acciones de buen gobierno y desarrollo sostenible:
se está a la espera de lineamientos por parte del DAFP para recibir instrucciones acerca de la actualización del Código de Ética, Buen Gobierno y Valores Corporativos. Se formuló el plan de Responsabilidad Social Empresarial, cuya ejecución inicia en mayo.
 
Implementar plan de desarrollo individual: se analizó la información arrojada por los resultados de la evaluación de desempeño 2016, a fin de establecer el plan para desarrollo individual de los trabajadores oficiales de Artesanías de Colombia y adicionalmente, se adelantó una reunión con la Vicepresidencia de Fondos del Icetex para los lineamientos y reglamento del Fondo que se creará en convenio con Artesanías de Colombia.
 
Ejecutar la estrategia para apropiación de cultura de aprendizaje y trabajo colaborativo: se recibieron lineamientos por parte de la Gerencia General acerca de los puntos a trabajar en 2017 en este frente, con cada una de las dependencias de la entidad. Se adelantó contacto con Compensar para aplicar la Encuesta de Medición de Índice de Felicidad como insumo, y el proceso contractual para el desarrollo de estrategias y acciones de trabajo colaborativo dirigido a funcionarios y su núcleo familiar.
 
Redefinir las competencias específicas de los cargos de la entidad:
con base en los resultados de la evaluación de desempeño y en el Plan Estratégico, se inició la elaboración del modelo de mapa de desarrollo y contribuciones individuales. Así mismo, se realizó la contratación para la revisión y actualización de las competencias organizacionales y específicas de todos los cargos de la entidad y del Manual de Funciones.
 
Diseñar e implementar el sistema de gestión de desempeño para Artesanías de Colombia:
se definió el modelo a adoptar, de acuerdo con las mejores prácticas y los resultados esperados. Se estableció la necesidad de implementar una herramienta tecnológica que permita administrar la evaluación de desempeño de todos los niveles de cargo de la entidad, incluidos los planes de trabajo individual.

Para ver la información en detalle, consulte el Informe Ejecutivo de este proyecto.

 

Mayores informes:

Sandra Vargas
Coordinación de Recursos Humanos y Físicos
Artesanías de Colombia
Teléfonos: (571) 286 1766 Ext. 1038
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